• Steve Conard

Succesrecept voor goede retrospectives

Bijgewerkt op: 18 apr.

"Zullen we de retro eens een keertje overslaan? We hebben nog zoveel werk te doen."

" Alweer dat stop-start-keep? Saaaiiii..."


Retrospectives, één van de pijlers van Scrum. Zo belangrijk en toch soms zo onderschat.


Waarom hebben mensen niet altijd goesting in een retrospective? Dat is niet omdat ze niet willen leren, niet willen groeien, niet willen verbeteren. Nee, volgens mij is dat omdat retrospectives heel vaak niet echt goed worden uitgevoerd.


Daarom deel ik hier graag mijn succesrecept voor een goede retro. De juiste ingredienten, de juiste bakwijze: ook jij kunt het!



Waarom & Wanneer?


Waarom doe je een retrospective? Zoals ik al zei, om te verbeteren. Als team en als individu. Daarnaast bouw je hiermee ook aan het team zelf, en aan de veiligheid binnen het team.


Wanneer doe je een retrospective? Als je Scrum toepast, na iedere sprint. Maar werk je op een andere manier, dan kun je dit ook inbouwen in jouw proces. Neem bijvoorbeeld iedere maand de tijd om terug te kijken en verbeteracties te bepalen.


Tip 1: de retrospective wordt niet overgeslagen. Nooit niet.


Het stramien: in 5 stappen een succesvolle retrospective


Een retrospective kun je op vele manieren uitvoeren:

  • Stop - start - keep doing

  • WWW: Wat werkt goed, Wat werkt een beetje, Wat werkt niet

  • Racewagen: wat heeft doen versnellen, wat heeft afgeremd

  • ... en ga zo maar door (Google is your friend, en wij trouwens ook ;-))


Maar welke manier je ook gebruikt, een succesvolle retrospective is altijd opgebouwd in vijf fases. Ik leg ze hieronder kort uit:


Stap 1: Setting the stage

Zorg dat iedereen echt in de meeting is. Zorg voor een duidelijke start van de retrospective. Zet de juiste sfeer van openheid en aandachtigheid.


Wat ik bijvoorbeeld doe? Ik zorg voor een fijn muziekje voor we beginnen. Stilte is een energiedoder, de juiste muziek (bv wat vrolijke, lichte jazz) geeft positieve energie. Daarnaast start ik met een goede icebreaker, om iedereen te activeren en te betrekken in de meeting.


Zijn er mensen die nog iets moeten loslaten, iets willen delen vooraf, ergens mee zitten dat hun huidige stemming beinvloedt? Ook daar maak ik ruimte voor. Eens bespreekbaar gemaakt, is het ook makkelijker om het los te laten en vol voor de retrospective te gaan.


Tip 2: Zorg dat iedereen zowel fysiek als mentaal echt 'in de retrospective' is

Stap 2: Data verzamelen

Met één van bovenstaande methodes, of nog een andere, ga je data verzamelen van alle teamleden. Laat iedereen terugkijken of de voorbije periode.


Vaak gebruiken we post-its of een digitale collaboration tool zoals Miro of Mural. Wat je gebruikt, maakt niet uit. Geef mensen voldoende tijd, geef mensen ook expliciet de ruimte om breed te denken. Het is nu nog niet nodig om te prioriteren, te selecteren, ... alles mag, als het maar gaat over de voorbije periode.


Tip 3: Stimuleer mensen om breed te denken; Geef mensen het signaal dat ze alles mogen zeggen.

Stap 3: Inzichten genereren

Nu ga je aan de slag met al die data. Eerst vraag je ieder teamlid om zijn of haar inbreng (data) te delen met de rest van het team. Hier is het belangrijk om als team zonder oordeel te luisteren. Ook discussie is nu nog niet aan de orde. Vragen ter verduidelijking mogen wel gesteld worden, en zijn ook heel belangrijk om elkaar echt goed te begrijpen!


Er zijn ook hier weer heel wat manieren om data te structureren en zo tot inzichten te komen. Een goede bron hiervoor is: http://www.retrospectivewiki.org/index.php?title=Retrospective_Plans


Tip 4: Stimuleer als facilitator de openheid. Nodig uit tot vragen en verduidelijking, maar daag uit op oordeelsvorming

Stap 4: Tijd voor actie

Je hebt als team duidelijkheid gekregen over de afgelopen periode. Maar waar ga je nu echt mee aan de slag? Welke acties ga je nemen om te verbeteren. Een valkuil hier: te veel tegelijk willen veranderen.

Daarom gaat het team moeten kiezen. Je kunt dit doen door dot voting: je geeft ieder teamlid 2 ronde stickertjes, die ze mogen plakken op één of twee inzichten. Dit zijn de inzichten die zij het belangrijkst vinden en waar zij vinden dat in de volgende sprint of periode actie op moet ondernomen worden.


Wanneer iedereen gestemd heeft, weet je waar je op gaat werken: dat met de meeste stemmen. Dan start de groepsdiscussie over de effectieve actie die opgenomen gaat worden in de planning van de volgende sprint of periode. Maak dit zo concreet en haalbaar mogelijk, anders gebeurt er niks mee! Wat ga je doen? Is daar iemand voor verantwoordelijk? Hoe ga je meten of de actie effectief was?


Tip 5: Zorg voor concrete en specifieke actie: wat ga je doen, wie is verantwoordelijk, hoe ga je effectiviteit meten?

Stap 5: Sluit de retrospective af

Ja, het is makkelijk om gewoon de post-its op te ruimen en allemaal terug naar de werkplek te gaan. Dat is een gemiste kans voor een echt geslaagde retrospective!


Dus zorg voor die formele afsluiting. Je kunt hier verschillende vragen voor stellen

  • Is alles gezegd?

  • Hoe tevreden ben je met het verloop van deze retrospective?

  • Hoe tevreden ben je met de geformuleerde actie?

  • Wat zou je volgende keer anders willen doen?

Tip 6: Zorg dat je net zo effectief eindigt als je begonnen bent. Betrek iedereen, geef iedereen de ruimte om zijn mening te delen.

En na het einde van de volgende sprint of periode....doe je deze vijf stappen gewoon opnieuw. Misschien in een ander format, voor de afwisseling en het stimuleren van creativiteit en out-of-the-box denken. Maar altijd in die 5 stappen. Want dan gebruik je de ingredienten en bakwijze voor een succesvolle retrospective!


Bonus: 4 extra tips

Je hebt nu per stap een duidelijk beeld gekregen van hoe je het kunt aanpakken. Ook hebben we per stap een handige tip voor succes gedeeld.


Bonus: hier zijn nog enkele extra tips:

  • Je hoeft niet te wachten tot een retrospective om verbeterpunten te signaleren en bespreekbaar te maken. Creeer een sfeer van openheid en vertrouwen in het team, zodat iedereen zich comfortabel voelt om op ieder moment een voorstel te doen

  • Wees voorbereid als facilitator: ken je aanpak, weet hoeveel tijd je voor iedere stap hebt en hoe je het team zo goed mogelijk kunt begeleiden

  • Meet de effectiviteit van de ondernomen verbeteractie(s). Maak dit een expliciet punt, bijvoorbeeld aan het begin van de volgende retrospective. Zo blijft je team gemotiveerd om acties aan te pakken en kun je verder blijven bijsturen, leren en groeien als team


Je kunt hier tenslotte ook nog meer over lezen in het boek "Agile Retrospectives - Making Good Teams Great" van Esther Derby en Diana Larssen. Ik vind dat een heel leerrijk boek!







Heel veel succes!

139 weergaven

Recente blogposts

Alles weergeven