Van buikgevoel naar feiten: een praktische aanpak voor capacity management

Herken je dat gevoel dat je veel ideeën hebt, maar beperkte tijd met je team om ze uit te voeren? Of je management vraagt je steeds aan nieuwe projecten te werken, maar de bestaande projecten worden niet geherprioriteerd, laat staan dat er deadlines verschuiven?

Al die projecten zijn uitdagend en leuk, maar je buikgevoel zegt dat het niet haalbaar is. Wat kun je dan doen?

Verder ploeteren. Je ziet wel wat er gebeurt, maar dat is misschien niet de beste keuze.
Je gaat een goed gesprek aan met je management en nodigt ze uit voor een lunch. Altijd leuk om het aangename met het nuttige te koppelen. Het kan twee kanten opgaan: of jullie zetten een aantal projecten op een lager pitje, of het probleem wordt niet gezien. Je hebt natuurlijk wel een fijne lunch gehad. Nu maar hopen dat de baas ook de rekening betaalt. ;)
Of je maakt de zaken feitelijk inzichtelijk. Hoeveel tijd hebben je teams nu echt en hoeveel tijd vergen die projecten van je mensen? Die lunch mag nog steeds uiteraard. :)

Klinkt goed, feiten inzichtelijk maken. Hoe doe ik dat, hoor ik je zeggen? Eigenlijk kan het vrij simpel in drie stappen.

Bereken de netto capaciteit van je team(s):Welke tijd kunnen ze effectief besteden aan de verschillende projecten die van hen gevraagd worden? Het is belangrijk om even stil te staan bij welke activiteiten ze nog doen buiten hun projectwerk. Denk aan algemene overhead (planningsmeetings, stand-ups, retrospectives, …), support voor andere teams, continuous improvement, vakantie uiteraard, enzovoort.Wanneer je al deze activiteiten in kaart hebt gebracht, kun je in het algemeen bekijken hoeveel procent van deze tijd de teams hieraan besteden, of in bepaalde periodes pieken aanduiden zodat het zichtbaar wordt waar je pieken en dalen zitten.
Breng je vraag (demand) in kaart:Maak een opsomming van de verschillende projecten en map deze met de teams die eraan moeten werken in de komende maanden. Kijk hierbij een paar maanden vooruit. Het maakt niet uit of de cijfers exact correct zijn of nog niet helemaal. Je wilt vooral de grote lijn van je demand kennen.
Vergelijk de netto capaciteit en vraag:Je hebt nu de netto capaciteit berekend, de vraag in kaart gebracht en je kunt deze vergelijken met elkaar. Hiermee kun je dus je bottlenecks opsporen. Heb je meer vraag dan capaciteit in een bepaalde periode? Tijd voor actie om een oplossing te bedenken.

Wedden dat je baas je met plezier een lunch betaalt als je dit laat zien? Denk wel even na over potentiële oplossingen en opties, mochten die nodig zijn voor hij/zij zich weer bedenkt.

En om het nog beter te maken, heb ik een Excel gemaakt zodat je al die wijsheid zelf niet moet creëren en je meteen een kickstart hebt in je capacity management. Je kan die hier gratis en voor niks downloaden.

Allemaal goed en wel maar zelfs met die Excel van je is het best wat werk om dit allemaal in kaart te brengen. Dat klopt helemaal. Maar door deze werkwijze toe te passen kunnen jij en de organisatie waarvoor je werkt alvast profiteren van de volgende voordelen:

Betere besluitvorming Door de capaciteit en vraag in kaart te brengen, krijg je helder inzicht in waar je team(s) overbelast is. Dit stelt je in staat om betere keuzes te maken over welke projecten wel of niet prioriteit moeten krijgen, wat leidt tot een efficiëntere werkverdeling en je vermijdt overbelasting .
Duidelijkheid voor het management Het visualiseren van de capaciteit en vraag maakt het gemakkelijker om je management te overtuigen van de noodzaak om prioriteiten te herzien of deadlines aan te passen. Dit zorgt ervoor dat je niet alleen je tijd beter beheert, maar ook de verwachtingen van je leidinggevenden realistischer kunt maken.
Verhoogde productiviteit en teammoraal Wanneer je je team niet overbelast en projecten realistischer plant, voorkomt dit burn-out en verhoogt het de motivatie. Het laat zien dat je hun tijd en inzet waardeert, wat de algehele sfeer en productiviteit ten goede komt.
Inzicht in werkdruk pieken en dalen Door pieken en dalen zichtbaar te maken, kun je voorkomen dat er te veel druk wordt gelegd op je team in bepaalde periodes. Dit geeft je ook de mogelijkheid om bepaalde projecten te verschuiven of extra mensen in te zetten waar dat nodig is.
Efficiënter gebruik van middelen Het proces maakt het mogelijk om middelen, zoals tijd en mensen, veel efficiënter in te zetten. Door precies te weten waar je team overbelast is en waar ruimte is voor meer werk, kun je strategischer plannen en projecten optimaliseren.
Kostenbesparing Door inzicht te krijgen in de capaciteit en vraag kun je onterecht gebruik van middelen vermijden. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot kostenbesparingen door projecten die niet haalbaar zijn tijdig uit te stellen of aan te passen.

Met een beter overzicht van je capaciteit en vraag kun je als team meer waarde leveren, zonder dat het ten koste gaat van de werkdruk.

Je ziet: de voordelen zijn legio. Heb je nog vragen? We helpen je uiteraard zeer graag verder op weg hiermee.

Contacteer ons