Zo hou je aandacht, energie en focus in jouw meetings!

Saaaaaaaaiiiiiii….zo’n meeting van 3 uur…

Vermoeiend….zo’n workshop van een hele dag…

Herken jij dat? Waarschijnlijk wel! We hebben allemaal dat soort meetings en workshops gehad: waar de energie laag was, de motivatie zakte en de vermoeidheid toesloeg.

Maar wat nu als jij de organisator bent? Hoe kun jij ervoor zorgen dat de sfeer wél goed zit, de energie hoog blijft en iedereen gefocust blijft? Dat ontdek je in deze blog!

Begin goed: gebruik een icebreaker!

Het ijs breken, elkaar leren kennen, de juiste sfeer zetten. Hoe doe je dat? Icebreakers zijn een ideaal antwoord!

Een icebreaker zet je in aan het begin van een meeting of workshop, om verschillende redenen:

• Je geeft mensen de kans om echt in de meeting te “landen”, aanwezig te zijn in het moment

• Je creëert een open en informele sfeer waar ruimte is voor connectie

• Je brengt energie in de groep
  

Hoe doe je dat? Dat hangt af van de groep en de meeting. Kennen de mensen elkaar of zijn ze nieuw? Is het aan het begin van de dag of hebben mensen al andere dingen gedaan voor ze in jouw meeting komen?

Enkele ideeën die wij hebben, zijn:

• Een alternatief voorstelrondje. In plaats van het “gewone” naam & functie kun je bijvoorbeeld mensen een passend acronym laten zoeken met de eerste letter van hun voornaam en dat laten uitleggen (in mijn geval: Slimme Steve, want ik ben juist met een MBA begonnen)

• Een “storytel”, waarbij iedereen eerst alle voorgaande mensen voorstelt (“wat heb ik onthouden van die persoon/personen”) en daarna pas zichzelf. Hilariteit gegarandeerd, zeker bij een iets grotere groep!

• Iedereen een vraag laten beantwoorden zoals “welke superkracht zou je willen hebben” of “met wie zou je wel eens willen gaan eten”

• De energie van alle deelnemers peilen door ze deze op een getekende batterij te laten aanduiden

• …enzovoort, enzovoort: Google is your friend, dus zoek zeker op “icebreaker format” en je vindt heel wat!

Energizers: de energie hoog houden

Zeker bij langere bijeenkomsten verslapt de aandacht van deelnemers soms. Wat kun je hier tegen doen? 

Awel, je kunt sowieso al zorgen voor genoeg pauzemomenten: even de benen strekken, naar buiten…

Daarnaast kun je ook zorgen voor energiemomenten als groep, door het inzetten van zogenaamde “Energizers”. Dit zijn oefeningen die je doet met als doel om echt terug die positieve, energieke vibe in de groep te krijgen. Ze dienen niet echt een leerdoel in een training, hebben niet per sé te maken met het onderwerp van de meeting….maar zijn wel fun!

Wat kan dit bijvoorbeeld zijn:

• Een spelletje “wie is het”: iemand neemt een bekende persoon in gedachten en de rest van de groep probeert te achterhalen wie dat is door ja/nee vragen te stellen

• 2 waarheden, 1 leugen: welke van de drie statements is niet waar?

Je kunt het ook koppelen aan leerdoelen natuurlijk. Een oefening die gaat over teamwork, bijvoorbeeld. Over verandering of leiderschap… afhankelijk van het thema van de sessie. Ook daar zijn heel wat formaten te bedenken. Wil je wat inspiratie? Plan een koffie of thee met ons in, dan helpen we graag!

Focus: aandacht voor energie

Het is belangrijk om doorheen jouw meeting, workshop of training aandacht te houden voor de energie van de deelnemers. Zie je mensen wat afdwalen of komt de gsm toch naar boven? Dan zou het kunnen zijn dat de energie niet meer goed zit!

Wat kun je hieraan doen?

• Las een pauze in. Wij zijn voorstander van ongeveer ieder uur een korte pauze. Dat zorgt, naast de frequente mogelijkheid voor koffie, thee, toilet en gsm, ook voor duidelijkheid en structuur in je bijeenkomst. Mensen weten wat te verwachten en het is makkelijker om in de tussentijd je aandacht erbij te houden

• Vraag mensen naar hun energiepeil. Gebruik bijvoorbeeld de batterij van de icebreaker doorheen je sessie, om mensen te vragen of ze nog altijd op hetzelfde niveau zitten ofwel gezakt of gestegen zijn. Dit kun je dan ook gebruiken om je sessie bij te sturen in aanpak of onderwerpen.

• Gebruik verschillende werkvormen tijdens een sessie. Wissel presenteren af met groepsdiscussies, breakouts in kleinere groepjes en individuele reflectiemomenten. Laat mensen regelmatig rechtstaan en wisselen van positie, bijvoorbeeld door de groepjes ook te laten wisselen van samenstelling. 

Conclusie: het hoeft niet saai te zijn!

Samen in een meeting of een workshop zitten, hoeft niet saai te zijn. 

• Je kunt vanaf het eerste moment energie en connectie in de groep brengen door icebreakers. 
  

• Tijdens je sessie kun je ademruimte brengen door geregelde pauzes en kun je energizers inzetten als een extra boost. 
  

• De juiste en gevarieerde werkvormen zorgen ten slotte ook nog voor een grotere focus en aandacht. 

Kortom, heel wat mogelijkheden. Welke ga jij gebruiken?