"Help, we weten het niet meer!"
Het waren niet letterlijk die woorden die onze prospect uitsprak, maar wel die boodschap. In een eerste meeting met de klant, een softwarebedrijf met een eigen BI-oplossing, kwamen de volgende opmerkingen naar boven:
Onze mensen zeggen dat ze te veel werk hebben, maar we weten niet of dit zo is."
"De Delivery-teams klagen dat Sales altijd maar werk over de muur gooit, zonder dat ze rekening houden met onze planning."
"We krijgen het niet voor elkaar om volgens planning op te leveren."
Het was al snel duidelijk: hier was meer aan de hand. Daarom hebben wij voorgesteld om ons Verbetertraject te starten. Hoe verliep dit en waar staat onze klant nu? Lees snel verder en ontdek het zelf!
Samengevat: in 4 stappen diepgaand inzicht en blijvende verandering
PROBLEEMSTELLING: Klachten over werkdruk, slechte onderlinge samenwerking en inefficientie in de projectorganisatie AANPAK: 1. Assessment van de projectorganisatie op:
2. Verbeterplan: analyse van de pijnpunten, de oorzaken en een geprioriteerde backlog van verbetermogelijkheden 3. Ondersteuning in de uitvoering van het verbeterplan: mentoring, door delen van best practices en adviseren van volgende stappen. Begeleiding in de verandering. Sturing op het doel door regelmatige stuurgroepen en intervisies met het management. 4. Continue verbetering stimuleren, reflectie op behaalde verbeteringen en nieuwe opportuniteiten. RESULTAAT: Gestructureerd proces van Sales tot Delivery, duidelijke criteria voor prioriteiten, opvolging van portfolio en projecten in een PMO. Nog bezig: verandering van teamstructuur in combinatie met implementatie van Scrum in de teams.
SUCCESVOL TRAJECT door: pragmatische aanpak, de juiste balans tussen coachen, mentoren en sturen. Zien van mogelijkheden, blijven motiveren om verder te groeien. |
Stap 1: Analyse - De problemen en onderliggende oorzaken helder krijgen
Het doel van deze fase? Zowel objectieve als subjectieve informatie verzamelen. Feiten en meningen bovenhalen. De onderstroom zichtbaar maken. Om echt tot de kern van de pijnpunten te komen. En ook om de mogelijkheden voor verbetering te gaan zien.
Onze aanpak: zo breed en divers mogelijk:
Een vragenlijst om de algemene maturiteit van de projectorganisatie te meten (processen, structuren, samenwerking)
Interviews met managementleden en key stakeholders: inzicht in hun visie, de doelen van de organisatie, de noden die zij hebben en hun pijnpunten
Workshops met verschillende teams: vanuit het format van een retrospective een goed beeld krijgen van wat er goed gaat, wat er niet goed gaat en wat men zou willen verbeteren
Stap 2: Verbeterplan - concreet en bruikbaar
Het verbeterplan. Niet zomaar een rapport. Geen management-blabla.
In tegendeel. Concreet. To the point. Overzichtelijk. Met:
De resultaten van onze analyses: objectief, gestaafd met voorbeelden en opmerkingen uit de organisatie.
Acties: opgedeeld in thema’s. Met de onderlinge samenhang. En prioriteiten, lange- en kortetermijn opportuniteiten
Zo werd het voor onze klant duidelijk wat er aan de hand was, hoe er verbeterd kon worden en wat dat zou opleveren.
Het resultaat van dit rapport? Verbazing & herkenning.
Onze klant herkende zich sterk in onze analyse en kreeg tegelijk veel nieuwe inzichten. Het was duidelijk dat er in de onderstroom van de organisatie heel wat meer speelde dan gedacht!
Stap 3: Verbeter en leer
Na de analyse komt de actie. Het was duidelijk: onze klant wilde vooruit!
In overleg hebben we beslist dat de klant het voortouw zou nemen in de verandering. Vanuit Sugar Me hebben we het traject ondersteund.
Allereerst, welke rollen hebben wij gehad:
Expert-advies: het delen van best practices over projectmanagement en succesvolle projectorganisaties
Change management: begeleiding van het management en de teams in de verandering
Sturing: maandelijkse stuurgroepen om de voortgang op te volgen, bij te sturen en het grotere doel voor ogen te houden
En, nog belangrijker, wat heeft dit opgeleverd:
Een PMO-organisatie: overzicht op alle projecten en initiatieven, sturing op doelen
Criteria voor prioriteiten, zowel voor Sales als Delivery
Aangepaste rollen & verantwoordelijkheden
Capaciteitsmanagement: inzicht in beschikbaarheden
Stap 4: Reflecteer en pas aan
Het eerste resultaat kwam al snel: meer overzicht en betere teamsamenwerking.
Maar…één van onze adviezen hebben we niet direct doorgevoerd. Een andere teamstructuur, om functionele silo’s te doorbreken en meer stabiele productteams te maken. Dat is een grote stap, en het was duidelijk dat we die niet onmiddellijk konden maken.
Wij stimuleren het nemen van kleine stapjes, het inbouwen van reflectiemomenten en een focus op continue verbetering. Dat hebben we dus ook met deze klant gedaan. Eén kleine stap was het invoeren van Scrum in één team. Een succesvolle stap: het werd al snel een stabiel, cross-functioneel team. Na de eerste onwennigheid vond iedereen zijn rol en merkten we een duidelijke verbetering in samenwerking en resultaat. De waarde van het Scrum framework werd zo ook al snel duidelijk voor het management.
De reflectie op dat experiment was de aanleiding om terug te gaan naar ons verbeterplan. Te ontdekken dat ze nu klaar waren voor de volgende stap. Die stap nemen we nu samen. We gaan zoeken naar de ideale organisatiestructuur en de optimale uitvoering van de Agile mindset. Een hele mooie nieuwe uitdaging, waar we graag onze tanden in zullen zetten!
Onze aanpak daarvoor? Die zie je onderstaand plaatje.
En het resultaat daarvan? Dat lees je wellicht in een volgende blog!
Kortom: duurzaam, stapsgewijs verbeteren
We sluiten af met een quote van een tevreden klant:
Sugar Me brengt ons de juiste expertise. En dat niet alleen, ze doen dat met enthousiasme, pragmatisme en het nodige doorzettingsvermogen. Waar we nu staan, hadden we niet zonder hen kunnen bereiken!
Wil je meer weten over onze aanpak? Bekijk zeker onze pagina hierover en ontdek hoe wij jou kunnen helpen om meer succesvolle(re) projecten te realiseren!